Poder tener todos nuestros documentos en la nube es una gran ventaja pero, ¿qué pasa si existe un error del sistema o bien alguien accede a nuestra cuenta?
Os recomendamos echarle una vistazo a GDocBackup una aplicación que nos permite crear copias de seguridad de nuestros documentos en la nube, en Google Docs en nuestros sistemas de almacenamiento local.
Para ello tendremos que instalarla e introducir el usuario y la contraseña que utilizamos para nuestra cuenta de Google. Ahora, seleccionamos una carpeta donde guardar los archivos descargados y ya podremos descargarnos nuestros archivos. El tiempo dependerá de la cantidad de documentos que tengamos.
La aplicaión nos permite elegir los formatos de salida (guardado) de los documentos.
Simple de usar, gratuita cumple ampliamente con su cometido. Actualmente hay que descargarla de forma independiente pero no deberá sorprendernos que esta aplicación se incluya por defecto en el espacio de trabajo de Google Docs dentro de un tiempo tal y como pasa ahora con el servicio Gmail.
Una pega, actualmente sólo funciona en Windows y está en inglés.
A parte de nuestros conocimientos para dar formato a los documentos de Google Docs existe una galería de plantillas que nos permiten mejorar nuestra productividad ya que, simplemente, debemos acceder a ella y elegir aquella que más se adapte a nuestra necesidades.
Así, las plantillas nos proporcionan un inicio rápido para crear un documento, una hoja de cálculo o una presentación. Cada plantilla tiene contenido de texto modelo y estilos de diseño preestablecidos con el fin de ser utilizados nuevamente.
Cuando pensamos en documentos, habitualmente seguimos pensando en los documentos con los que hemos trabajado tradicionalmente, es decir, aquellos que podremos imprimir como hemos hecho siempre.
Pero, cada día más, un documento puede estar formado por elementos multimedia y nada más multimedia que un vídeo.
Pensemos, por ejemplo en que quiero redactar unas instrucciones de cómo usar Google Docs que contengan no sólo las instrucciones en forma de frases o palabras sino también en formato de vídeo.
Bueno, pues con Google Docs es bastante sencillo.
En algunas versiones, simplemente debemos ir a la opción insertar y seleccionar Insertar Imagen o Vídeo y luego seleccionar desde URL externa y poner allí la url del vídeo que queremos incrustar en nuestro documento. A mí, personalmente esto me ha dado algún problema porque mi espacio Google Docs todavía no tiene esta opción y no me reconoce una url de Youtube.
Sin embargo, dándole vuelta encontré enseguida una solución alternativa. Ir al menú Editar y seleccionar la opción Editar Html y pegar ahí el código.
Ya está, funciona correctamente y nos permite incrustar videos desde cualquier plataforma.
Una vez vistas las funcionalidades básicas de la aplicación de tratamiento de texto en Google Docs vamos a adentrarnos en el uso de la aplicación dedicada a la creación de hojas de cálculo.
En este primer vídeo os mostramos el entorno de trabajo una vez que hemos creado nuestra primera hoja de cálculo.
Váis a poder conocer las opciones principales de los menús así como los conceptos de hoja, celda, fila y columna que son claves para poder obtener el máximo partido de esta aplicación.
Hace tiempo que leo y escucho comentarios sobre el Eye Os, un sistema operativo en la nube y que, además, es un proyecto hecho aquí, en España.
Una iniciativa de este interés no podía quedar fuera de este proyecto así que hemos creado una cuenta para contaros cómo funciona y qué aplicaciones tiene.
Os adelanto que, entre sus aplicaciones se encuentra un procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones, gestión de ficheros, calendario, gestión de contactos, libreta de direcciones, RSS, accesorios, widgets y otras muchas funcionalidades.
Os dejo con un pantallazo pero vamos a trabajar en vídeos tutoriales para que podáis sacarle el máximo partido.
Google ha lanzado un nuevo servicio que nos permite manejar gran cantidad de datos en la nube. Se trata de Fusion Tables. Desde esta herramienta podemos mezclar, filtrar datos, crear una gran variedad de gráficos y compartir información que esté almacenada en Google Dosc como hoja de cálculo o en formato CSV.
Ejemplo de datos tratados en Fusion Tables. Datos sobre mortalidad infantil georreferenciados
Acrobat.com es la apuesta con la que Adobe entra en el mundo de las aplicaciones ofimáticas on-line para competir con Google Docs y otras plataformas como Zoho.
En la página Acrobat.com tenemos disponible un tratamiento de textos Buzzword, una pizarra virtual y sitio de conferencias on-line ConnectNow, Share una utilidad para crear e incrustar documentos PDF similar a Scribd y, recientemente se ha incorporado Presentations, herramientas que nos permite hacer presentaciones on-line quepodemos compartir con otros usuarios.
Sin duda que una de las que ofrece una mayor innovación a lo ya visto es ConnectNow pero está limitada a tres usuarios.
Como en otras plataformas podemos gestionar y almacenar documentos hasta un límite de 5 gb con la posibilidad de convertirlos en PDF.
Copmentaros que los únicos requisitos para acceder son darnos de alta en la plataforma y que comparte ID con herramientas como photoshop.com de la que ya os dimos un adelanto en otro post.
Vamos a ir probando cómo funcionan y os subiremos los vídeos.
Cuando usamos Google Docs o SlideShare para compartir nuestras presentaciones, a veces nos interesa mostrar una diapositiva en concreto porque contiene información relevante y, con las opciones por defecto para “incrustarlas” sólo podemos mostrar toda la presentación.
He aquí una simple sugerencia sobre cómo crear un hipervínculo de manera que las personas, que pueden estar interesadas en accder a esa diapositiva en concreta, puede saltarse todas las partes anteriores de la presentación y pasar directamente al resumen de diapositivas sin tener que hacer clic en el botón de avance “n” número de veces.
A diferencia de SlideShare, donde la primera diapositiva es representada por el número 1, las diapositivas de Google Docs comenzar con el número 0 por lo que si desean llegar a la 4 ª diapositiva, el inicio sería el número 3.
Para enlazar a cualquier diapositiva de una presentación de Google Docs, haga clic en el “Inicio de presentación” y copia la URL de la presentación vista. Ahora, sustituir el valor de “start” parámetro con el número de diapositiva (menos uno) de tal manera que su URL se ve algo como esto:
En caso de compartir un enlace de esta presentación pública con otras personas, también puede añadir y skipauth = true a la URL para que su audiencia no tenga que disponer de una cuenta en Google para poder ver la presentación.
